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segunda-feira, 25 de março de 2013

Enviar Carta ou E-Mail para marcar uma reunião B2B?



Formação de Vendas Esta tem sido uma das perguntas mais frequentes que encontro sempre que dou formações a equipas de venda! Quanto à minha resposta vou tentá-la resumi-la aqui neste artigo.

1) Em 1.o lugar as equipas de venda têm que estar cientes de que praticamente “ninguém” quer receber vendedores hoje em dia! Já não são necessários para dar informação sobre produtos ou serviços! Toda a informação de que as empresas precisam está à distância de um click: na Internet! Por isso a prioridade da sua actuação terá que ser para onde os clientes estão: na Net!

 O que isto quer dizer é que:
  • As empresas terão que dedicar prioritariamente toda a atenção ao seu website e na criação de conteúdos que sejam pedagógicos e criem valor para os potenciais clientes. Isto pode acontecer através da criação de Blogs, podcasts, vídeos no Youtube, Case Studies, white papers, etc., que possam criar valor e chamem a atenção para a sua empresa! Que é tudo o que precisa para ser encontrado na Net e ser chamado para uma reunião de vendas!
2) Sempre que faz uma viagem de automóvel que preparação toma para essa viagem? Depende da viagem, correcto? Se for fazer apenas 20 km mete o motor a trabalhar e põe-se a caminho!


  • Nas vendas é a mesma coisa: se o seu interlocutor é um quadro intermédio, se está a contactar uma pequena ou média empresa (PME)  então agarre no telefone e tente marcar a reunião com essa pessoa directamente! Apenas tem que ter a base de dados devidamente validada com o nome certo e respectivos contactos telefónicos! Esqueça e-mails e cartas! Não perca tempo! Mesmo não sendo uma PME mas se não se trata de um quadro hierárquico superior vá directo ao seu interlocutor através do telefone! 
  • Apenas tem que sorrir ao telefone (isso mesmo: fica mais descontraído!), cumprimentar a pessoa que está do outro lado, tentar tratar essa pessoa pelo nome (mesmo que seja a telefonista! Muitas telefonistas hoje em dia atendem as chamadas dizendo o seu próprio nome!), dizer o seu nome e nome da empresa, e dizer a proposta de valor da sua empresa (não o que faz mas o valor que pretende propor para a empresa). Tudo isto falando pausadamente para ter mais credibilidade e segurança! Mais informações sobre marcações por telefone aqui!

3) À medida que sobe na hierarquia da empresa as coisas começam a ficar mais difíceis! Não por causa dos interlocutores em si mas apenas porque estes estão mais ocupados! E tempo é um bem precioso nas suas agendas! Então quando as empresas começam a ter uma dimensão considerável os filtros (secretárias) começam a aparecer. Aqui começa o tal dilema: email ou carta?

O que você precisa é de chamar a atenção do seu interlocutor! Por isso quanto mais personalizada for a comunicação, melhor será a sua recepção! 

Qual o melhor caminho para chegar ao seu destino?

Aqui aparece aquilo que costumo chamar de “Fenómeno da auto-estrada para o Algarve”! Eu explico:

lembra-se, nos anos 80, da confusão que era para se chegar ao Algarve no Verão? Filas intermináveis? Longas horas para fazer cerca de 300 km?

Com o aparecimento da auto-estrada quase toda a gente abandonou a antiga estrada e começou a utilizar este novo acesso para chegar mais rapidamente ao sul do País! E a antiga estrada secundária? Maravilha! Chega-se praticamente ao mesmo tempo e sem stress! A vista é muito melhor e ainda dá para se parar no Canal Caveira e comer-se o famoso Cozido à Portuguesa!
 Formação de Vendas
  • O que pretendo dizer com este exemplo é que, tal como no nosso dia-a-dia, na comunicação de Vendas (e não só) devemos utilizar o caminho com menor tráfego! Por isso vamos esquecer o e-mail como ferramenta para começar a relação! O seu interlocutor tem centenas de e-mails por dia para ler e por isso vai seleccionar criteriosamente aqueles que serão mais importantes no seu ponto de vista! Acredite: o seu não será um deles! O e-mail é uma ferramenta óptima de continuidade mas não para começar uma relação no mercado B2B!


4) Retomando o exemplo da sua viagem de automóvel sempre que quiser fazer uma viagem mais longa a preparação também tem que ser mais cuidada, não é verdade (tem que ver a pressão dos pneus, nível do óleo, travões, etc.)?

  • Nas Vendas o mesmo acontece! Se quiser contactar um interlocutor que seja um "peso pesado" na empresa onde trabalha terá que chamar a atenção de uma forma mais personalizada! Aqui a carta é uma boa ferramenta: tem pouco tráfego (quase toda a gente utiliza a auto-estrada, isto é, o e-mail! Poucos utilizam as estradas secundárias); é mais apelativa (tem mais cor); e a possibilidade de chegar ao seu destino (isto é, de ser realmente lida) é muito maior! O maior custo face ao e-mail é compensado pela maior probabilidade de sucesso! Por outro lado os envios destas cartas deverão ser cirúrgicos sendo a sua quantidade normalmente muito pequena!

A probabilidade da carta ser lida em 1.o lugar pela secretária é elevada! De qualquer maneira teria sempre que se confrontar com ela numa 1.a fase do contacto telefónico. Assim, é preferível ela estar ao corrente de tudo desde o princípio!

5) Quando maior for o nível hierárquico do seu interlocutor na organização onde trabalha (e dependendo da dimensão dessa organização) mais personalizada deve ser a sua comunicação.

  • Escreva manualmente o endereço do prospect no envelope com o nome do interlocutor sempre em 1.o lugar;
  • Se quiser ponha o envelope com a sua carta dentro de outro envelope maior (daqueles almofadados! Chamam mais a atenção!); 
  • Poderá enviar a sua carta por estafeta em vez de enviar por correio normal! Claro que tem que avaliar os custos destas operações mas lembre-se: o que fica caro é trabalhar sem resultados!

 Formação de Vendas
 Resumidamente:

  • A prioridade é a geração de "leads" através de conteúdos que atraiam os clientes para a sua página de Internet e provoquem mais reuniões;
  • E-mail é uma boa ferramenta de continuidade mas não para se começar uma relação B2B;
  • Dependendo do grau hierárquico do seu interlocutor utilize o telefone em 1.o  lugar! Não perca tempo com e-mails ou cartas;
  • Tal como numa viagem de automóvel utilize sempre os caminhos com menos tráfego;
  • Uma carta devidamente personalizada é, neste momento o melhor caminho para começar uma relação num quadro superior B2B.
 Espero ter conseguido responder com sucesso à pergunta colocada no título deste artigo!  
 
Boas Vendas!

Cumprimentos,